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El Día que un Asistente de Reuniones Salvó mi Vida
Era un martes. Uno de esos martes en los que todo sale mal. Tenía tres reuniones seguidas desde las 8:00 a.m., una presentación con un cliente nuevo y un papeleo que debía entregar antes de las 3:00 p.m. Spoiler: no entregué el papeleo.
Pero no fue por falta de organización. O eso pensé. Llegué a mi primera reunión con mi laptop bajo el brazo, una taza de café en la mano izquierda y el celular sonando en el bolsillo. Mi asistente de turno, Juan, me esperaba con una carpeta llena de documentos y esa mirada de ‘esto va a ser un desastre’. Y lo fue.
A mitad de la reunión, mientras hablábamos de cifras, un cliente me preguntó sobre un dato específico. Un dato que yo había visto la noche anterior, pero que, obviamente, no recordaba. Sudé frío. Fue Juan quien, sin titubear, abrió su cuaderno y dijo: ‘El dato que busca es el 14.7%, según el informe del trimestre pasado’. El cliente asintió, yo respiré, y la reunión siguió como si nada hubiera pasado.
Ese día aprendí algo: un asistente de reuniones no es solo alguien que toma notas. Es alguien que te salva el culo cuando menos lo esperas.
Por Qué los Estás Subutilizando (y No lo Sabes)
Ahora, vamos a lo que realmente importa. La mayoría de la gente en Medellín (y en el mundo entero, creo yo) piensa que un asistente de reuniones es como un robot que toma notas y organiza agendas. ¡Pero qué equivocados están!
Te lo digo claro: si tu asistente solo está ahí para hacerte el coffee break, estás desperdiciando talento y dinero. Un asistente de reuniones debe ser tu aliado estratégico, tu segunda memoria, tu filtro humano. Debe saber qué preguntas hacer, cuándo intervenir y cómo hacerte quedar bien sin que te des cuenta.
El Caso de Pepito: Cómo Perdió un Cliente por No Escuchar
El otro día me encontré con un amigo, Pepito, que tiene una agencia de marketing aquí en Medellín. Me contó que había perdido un cliente importante porque se le olvidó mencionar un detalle clave en la reunión. ¿El detalle? Que el cliente había pedido específicamente no trabajar los fines de semana.
Pepito tenía un asistente de reuniones, claro, pero nunca le dio la importancia que merecía. ‘Solo está ahí para tomar notas’, me dijo. Y ahí estaba el problema. Si Pepito hubiera escuchado a su asistente, quien intentó recordarle ese detalle antes de la reunión, no habría perdido al cliente.
Moraleja: si no le das poder a tu asistente, estás cavando tu propia tumba profesional.
Cómo Convertir tu Asistente en un Superhéroe
Primero, deja de tratarlo como un mueble. Un asistente de reuniones debe ser parte de tu equipo estratégico. Aquí te van unos tips para sacarle el máximo provecho:
- Entrénalo: Enséñale cómo piensas, qué te importa y qué no. Que sepa tus prioridades.
- Escúchalo: Si te hace una observación o un recordatorio, pésele. No lo ignores.
- Empodéralo: Dale la libertad de intervenir cuando sea necesario. Que sea tus ojos y oídos cuando tú no puedas estar en todos lados.
Por Qué Medellín Necesita Más Asistentes de Reuniones
Aquí en Medellín hay una cultura de ‘yo me encargo solo’. Pero eso, queridos emprendedores, es una gran mentira. Nadie puede hacerlo todo, y menos si quieres escalar tu negocio.
Por eso, te lo digo desde ya: si no tienes un asistente de reuniones, ponte las pilas. Y si ya tienes uno, aprovecha su potencial al máximo. Porque, créeme, un buen asistente no solo te ahorra tiempo, te ahorra problemas (y te quita canas).
El Diálogo que lo Cambió Todo
‘¿Cómo puedo ayudar mejor?’, me preguntó Juan un día. Y ahí me di cuenta de que había estado equivocado todo el tiempo. Un asistente de reuniones no está ahí solo para servirte, está ahí para crecer contigo.
Así que, si estás leyendo esto, toma tu teléfono y habla con tu asistente. Pregúntale cómo puede ayudarte mejor. Porque, al final del día, un buen asistente no solo te hace ver bien, te hace mejor.
Y eso, amigos, es lo que realmente cuenta. Además, si quieres saber más sobre cómo optimizar el trabajo de tu asistente, visita este enlace.
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